Viranhaltijapäätös, talous- ja henkilöstöpäällikkö 16 §: Hautatoimen järjestelmähankinta
RAUMAN SEURAKUNTA VIRANHALTIJAPÄÄTÖS 16 §
talous- ja henkilöstöpäällikkö 27.8.2026
Asia Hautatoimen järjestelmähankinta
Seloste Pyhärannan seurakunta liitetään Rauman seurakuntaan 1.1.2027. Rauman ja Pyhärannan seurakuntien haudanhoitorahastot pidetään erillään toisistaan, eikä niiden tietoja yhdistetä samaan haudanhoitorahastoon.
Hautatoimen järjestelmillä hallinnoidaan hautapaikkoja, haudanhoitosopimuksia, niihin liittyviä tietoja sekä hautakarttaan kytkeytyviä ratkaisuja. Rauman seurakunnalla on käytössä CGI Suomi Oy:n toimittama Status-järjestelmä. Nykyiseltä järjestelmätoimittajalta on pyydetty ratkaisuehdotus Pyhärannan seurakunnan tietojen erilliseen hallintaan. CGI Suomi Oy:n ratkaisussa tämä edellyttäisi erillisen Status-ympäristön hankkimista. Vaihtoehtoisena ratkaisuna TSS Prime Oy:ltä on pyydetty tarjous Prime Hautatoimi -ohjelmistosta siten, että Rauman seurakunta luopuisi hautatoimen Status-järjestelmästä ja siirtyisi käyttämään Prime Hautatoimea.
Status-ratkaisussa hautapaikkojen ja haudanhoitojen hallinnointiin liittyvät neljän vuoden kokonaiskustannukset tarvittavine rajapintoineen ovat 29 534,30–30 783,30 euroa (alv 0 %) ja Prime-ratkaisun 29 840,00 euroa (alv 0 %). Kustannukset ovat siten hyvin lähellä toisiaan, eikä kustannusero yksinään ole ratkaiseva hankintaperuste.
Ratkaisua arvioitaessa on otettu huomioon kustannusten lisäksi seurakunnan toiminnalliset tarpeet, järjestelmän käytettävyys sekä toimintaympäristön mahdolliset muutokset. Prime-ratkaisu mahdollistaa Rauman seurakunnan ja Pyhärannan seurakunnasta siirtyvien hautatoimen ja haudanhoitorahastojen tietojen erillisen hallinnan ilman erillisiä lisäympäristöjä. Lisäksi Prime Hautatoimi vastaa seurakunnan tarpeisiin toiminnallisesti paremmin, koska hautapaikkojen, haudanhoitojen ja hautakarttaan liittyvien tietojen hallinta voidaan koota samaan järjestelmään tarkoituksenmukaisena kokonaisuutena.
Prime-ratkaisu tukee myös laajenevan hautatoimen kokonaisuuden hallintaa Pyhärannan seurakunnan liittämisen jälkeen. Se soveltuu Status-ratkaisua paremmin tilanteisiin, joissa Rauman seurakuntaan mahdollisesti liitetään tulevaisuudessa uusia seurakuntia tai muita erillisinä hallinnoitavia hautausmaa- ja haudanhoitokokonaisuuksia. Status-ratkaisussa jokainen uusi erillinen kokonaisuus edellyttäisi uuden Status-ympäristön käyttöönottoa ja aiheuttaisi siitä johtuvat käyttöönottokustannukset sekä jatkuvat kustannukset. Myös Kodisjoen hautapaikkojen ja haudanhoitojen hallinnointi saattaa tulevaisuudessa siirtyä Rauman seurakunnan vastuulle erillisenä hallinnoitavana kokonaisuutena.
Prime Hautatoimi otetaan käyttöön päätöksen tultua lainvoimaiseksi, jotta Pyhärannan seurakunnan hautapaikka- ja haudanhoitotiedot voidaan syöttää järjestelmään ja Statuksessa olevien Rauman seurakunnan tietojen siirto toteuttaa loppuvuoden 2026 aikana. Tavoitteena on, että järjestelmä on käyttövalmiudessa 1.1.2027 ja että tämän jälkeen hautapaikkojen ja haudanhoitojen hallinta tapahtuu TSS Primen järjestelmässä.
Kokonaisarvioinnin perusteella Prime-ratkaisua voidaan pitää seurakunnan toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisempana vaihtoehtona. Arvioinnissa painottuvat järjestelmän toiminnallinen soveltuvuus, mahdollisuus hallita Rauman seurakunnan ja Pyhärannan seurakunnasta siirtyviä tietoja erillisinä kokonaisuuksina sekä ratkaisun joustavuus mahdollisissa tulevissa seurakuntarakenteen tai hautatoimen hallinnointivastuiden muutoksissa.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 30 §:n mukaan toistaiseksi voimassa olevan tai yli 48 kuukautta voimassa olevan palveluhankintasopimuksen ennakoitu arvo lasketaan neljän vuoden kustannusten perusteella. Hankinnan ennakoitu arvo on käyttöönotto mukaan lukien 29 840,00 euroa (alv 0 %). Arvo alittaa hankintalain 25 §:ssä säädetyn tavara- ja palveluhankintojen 60 000 euron kansallisen kynnysarvon, joten hankintaan ei sovelleta hankintalakia. Hankinta voidaan tehdä seurakunnalle tarkoituksenmukaisimmalla tavalla seurakunnan omia hankintaohjeita noudattaen.
Hallintosäännön 12 §:n 9) kohdan mukaan taloudesta vastaava viranhaltija päättää hankinnasta kirkkoneuvoston vahvistaman hankintaohjeen ja talousarvion ohjeistuksen mukaisesti. Seurakunnan hankintaohjeen mukaan talous- ja henkilöstöpäällikön hankintavaltuus tavara- ja palveluhankinnoissa on 75 000 euroa (alv 0 %).
Päätös
Päätän, että Rauman seurakunta hankkii Prime Hautatoimi -ohjelmiston (sis. Kipa- & Kirjuri-rajapinnat), Status-tiedonsiirron ja Geometrix-hautakarttarajapinnan TSS Prime Oy:ltä 22.6.2026 päivätyn tarjouksen mukaisesti. Hankinnan ennakoitu arvo on 29 840,00 euroa (alv 0 %).
Allekirjoitus
Sanna Kemppi
talous- ja henkilöstöpäällikkö
Tiedoksi
Markus Meurman/TSS Prime Oy
Vesa Jaakkola/CGI Suomi Oy
ylipuutarhuri
hautatoimen työnjohtaja
kiinteistöpäällikkö
taloustoimisto
kirkkoherra
kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja
kirkkoneuvosto
OIKAISUVAATIMUSOHJE JA HANKINTAOIKAISUOHJE
Hankintalain soveltamisalaan kuulumaton hankinta
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, myöhemmin hankintalaki) soveltamisalaan kuulumaton hankinta, koska sen arvo on alle kansallisen kynnysarvon eikä se hankintalaissa olevan rajauksen perusteella kuulu hankintalain soveltamisalaan.
Hankintalain 25 §:n mukaan kansalliset kynnysarvot ilman arvonlisäveroa laskettuna ovat:
– 60 000 € (tavarat ja palvelut sekä suunnittelukilpailut);
– 150 000 € (rakennusurakat);
– 400 000 € (hankintalain liitteen E 1–4 kohdassa tarkoitetut sosiaali- ja terveyspalvelut);
– 300 000 € (hankintalain liitteen E 5–15 kohdassa tarkoitetut muut erityiset palvelut) ja
– 500 000 € (käyttöoikeussopimukset).
Oikaisuvaatimus
Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen.
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä seurakunnan jäsen.
OIKAISUVAATIMUSAIKA JA SEN ALKAMINEN
Oikaisuvaatimusaika lasketaan päätöksen tiedoksisaannista tiedoksisaantipäivää lukuun ottamatta. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Seurakunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä siitä, kun pöytäkirja tai päätös on julkaistu yleisessä tietoverkossa. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
OIKAISUVAATIMUKSEN TOIMITTAMINEN
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään ja yhteystiedot:
Rauman seurakunnan kirkkoneuvosto
Käyntiosoite: Kirkkokatu 2, 26100 Rauma
Postiosoite: Kirkkokatu 2, 26100 Rauma
Sähköposti: rauma.seurakunta@evl.fi
Oikaisuvaatimuksen on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että sitä voidaan käsitellä.
Oikaisuvaatimuksen sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti ja siitä on käytävä ilmi:
oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi
päätös, johon oikaisua vaaditaan
millaista oikaisua päätökseen vaaditaan
millä perusteilla oikaisua vaaditaan.
Hankintaoikaisuvaatimus
Hankintalain 135 §:n mukaan sellaisen hankintayksikön päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjaamiseksi, johon ei muutoin sovelleta hankintalakia, voidaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua.
Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle hankintaoikaisun se, jota asia koskee (asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee).
HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TOIMITTAMINEN
Hankintayksikkö: Rauman seurakunnan kirkkoneuvosto
Käyntiosoite: Kirkkokatu 2, 26100 Rauma
Postiosoite: Kirkkokatu 2, 26100 Rauma
Sähköposti: rauma.seurakunta@evl.fi
HANKINTAOIKAISUVAATIMUSAIKA JA SEN ALKAMINEN
Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon
hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.
Oikaisuvaatimusaika lasketaan päätöksen tiedoksisaannista tiedoksisaantipäivää lukuun ottamatta. Hankintaoikaisun voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Hankintaoikaisun on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Jos hankintaoikaisun viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa
hankintaoikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Hankintaoikaisuvaatimuksen sisältö
Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi:
oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi
tiedot hankintaoikaisun kohteena olevasta päätöksestä
millaista oikaisua päätökseen vaaditaan
millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan.
Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivat ne jo ole hankintayksikön hallussa.
